سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

يعتمد الإجراء المتَّخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها، إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. وفي كل الأحوال يتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ

تقوم اللجنة المختصة عند استلام البلاغات باطلاع رئيس اللجنة التنفيذية بالمؤسسة ونائبه والمدير التنفيذي (إذا لم يكن البلاغ موجهًا ضد أيًا منهم) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ

يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق وتحديد الشكل الذي يجب أن يتخذه، ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق

يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار استلام البلاغ

إذا تبين بعد نظر اللجنة في البلاغ بأنه غير صحيح فلا يتم إجراء أي تحقيق إضافي ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ

إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة فإنه يجب على اللجنة الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ

ترفع اللجنة توصياتها الى رئيس اللجنة التنفيذية للمصادقة والاعتماد وإحالة البلاغ إلى الجهة المختصة

يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق السياسية الداخلية وقانون العمل الساري المفعول متى كان ذلك ممكناً

لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال المؤسسة بالتزامات السرية تجاه شخص آخر

تقوم اللجنة بحفظ وأرشفة البلاغات وإدراجها في ملفات سرية ويتم تحديث الملفات بشكل مستمر

تلتزم المؤسسة بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ